Med centraliserade aktivitetsstatusar kan du administrera organisationens statusar på ett och samma ställe. Du kan skapa gemensamma statusar för hela organisationen eller anpassa dem för vissa grupper och användare.
Du bestämmer också om användarna får skapa egna statusar och redigera de statusar som du gör tillgängliga för dem.
Aktiverad eller avaktiverad – vad är skillnaden?
När centraliserad hantering är aktiverad hanteras aktivitetsstatusarna centralt, och du bestämmer vilka möjligheter användarna har att skapa och redigera dem. När funktionen är avaktiverad hanterar varje användare sina egna aktivitetsstatusar.
Öppna och aktivera centraliserad hantering
Du behöver ha behörigheten Aktivitetsstatus, som finns under organisationsinställningarna.
- Klicka på kugghjulet.
- Välj företagsnamnet.
- Öppna Aktivitetsstatusar.
- Aktivera centraliserad hantering om funktionen är avstängd.
Här ser du en översikt över aktivitetsstatusarna och kan skapa, redigera eller ta bort dem.
Som standard får alla användare skapa egna statusar. Statusarna visas för alla och användarredigering är tillåten. Du kan ändra inställningarna efter organisationens behov.
Bestäm vem som får skapa egna statusar
Välj vilka användare som ska få skapa egna aktivitetsstatusar:
| Alternativ | Så fungerar det |
|---|---|
| Alla användare | Alla får skapa egna statusar. |
| Valda medlemmar | Endast de grupper eller användare som du lägger till får skapa egna statusar. |
| Ingen | Användarna får bara använda de statusar som administratören har gjort tillgängliga för dem. |
Om du väljer Valda medlemmar lägger du till de grupper eller användare som ska ha rättigheten. Övriga användare använder statusarna som du har gjort tillgängliga för dem.
Tänk på: Rätten att skapa egna statusar är separat från rätten att redigera en befintlig status. Redigering styr du för varje aktivitetsstatus.
Skapa en aktivitetsstatus
- Klicka på plustecknet (+) längst upp till höger.
- Ge aktivitetsstatusen ett namn.
- Välj vilka den ska visas för och om användarredigering ska vara tillåten.
- Ange hur statusen ska fungera med hjälp av inställningarna nedan.
- Klicka på Skapa.
Vem ska kunna använda statusen?
I Visas för väljer du vilka som ska kunna se och välja aktivitetsstatusen:
- Alla: Alla användare i organisationen.
- Vissa: De grupper eller användare som du väljer.
- Ingen: Statusen visas inte för någon användare.
Med Tillåt användarredigering bestämmer du om användarna själva ska få redigera statusen. Inställningen kan aktiveras eller avaktiveras för varje status.
Exempel: Du vill skapa en status som heter Kundbesök för säljarna. Välj Vissa i Visas för och lägg till säljgruppen. Då kan bara medlemmarna i den gruppen se och välja Kundbesök. De har fortfarande tillgång till andra statusar som visas för dem.
Hur ska statusen fungera?
| Inställning | Vad du väljer |
|---|---|
| Tillgänglighetsläge | Om användaren ska visas som Tillgänglig eller Upptagen när statusen är aktiv. |
| Anteckning | Ett valfritt meddelande som bara visas för andra användare inom organisationen. |
| Varaktighet | Om statusen ska gälla under en viss tidsperiod, fram till arbetsdagens början eller slut, eller utan sluttid. Utan sluttid behöver användaren själv avaktivera statusen. |
| Inkommande samtal | Hur samtal ska hanteras på fastnätsnumret och mobilnumret. Du kan exempelvis släppa igenom samtal till båda numren eller bara till mobilnumret. |
| Tillgänglighet i svarsgrupper | Vilka svarsgrupper användaren ska vara tillgänglig i. Se alternativen nedan. |
| Samtalsinspelning | Vilken inställning för samtalsinspelning som ska gälla när statusen är aktiv. |
| Mobilnotiser | Hur mobilnotiser ska fungera när statusen är aktiv. |
Tillgänglighet i svarsgrupper
Det finns tre alternativ:
- Otillgänglig: Användaren är inte tillgänglig i sina svarsgrupper.
- Delvis tillgänglig: Användaren är tillgänglig i den specifika svarsgrupp du väljer.
- Tillgänglig: Användaren är tillgänglig i de svarsgrupper som användaren är medlem i.
Exempel: En användare är medlem i flera svarsgrupper men ska bara ta samtal från en av dem när statusen är aktiv. Välj Delvis tillgänglig och ange den aktuella svarsgruppen.
Redigera en aktivitetsstatus
Välj den aktivitetsstatus du vill redigera i översikten och ändra inställningarna.
När du ändrar en status centralt slår ändringarna igenom för alla användare som har tillgång till den.
Om du vill ändra vilka som kan använda en befintlig status:
- Leta upp statusen i översikten.
- Redigera fältet i kolumnen Visas för.
- Välj Alla, Vissa eller Ingen.
- Om du väljer Vissa, lägg till de grupper eller användare som ska ha tillgång till statusen.
Du kan också ändra om användarredigering ska vara tillåten för statusen.
Ta bort en aktivitetsstatus
Välj den aktuella aktivitetsstatusen i översikten och använd alternativet för att ta bort den.
Tänk på att det är en centralt administrerad status. Kontrollera därför vilka användare som berörs innan du tar bort den.
Vill du bara begränsa vilka som kan använda statusen? Ändra Visas för i stället för att ta bort den.
Avaktivera centraliserad hantering
- Gå till kugghjulet → företagsnamnet → Aktivitetsstatusar.
- Stäng av centraliserad hantering.
När funktionen avaktiveras hanterar varje användare sina egna aktivitetsstatusar igen. Organisationens aktivitetsstatusar administreras då inte längre centralt.